Personeelshandboek voor kleine werkgevers
Personeelshandboek: 3 redenen waarom het belangrijk is voor een kleine werkgever (inclusief een handig voorbeeld!)

Als kleine ondernemer met maar een paar werknemers denk je niet snel aan het invoeren van een personeelshandboek. Het opstellen van een arbeidsovereenkomst is al een flinke klus, dus waarom nog extra energie en tijd stoppen in een personeelshandboek? Veel kleine ondernemers denken dat een personeelshandboek (ook wel personeelsreglement of huishoudelijk reglement genoemd) alleen voor grote bedrijven is, maar dit is een misverstand. Ook voor kleine bedrijven is een personeelshandboek cruciaal.

In deze blog lees je wat een personeelshandboek is, waarom dit belangrijk is voor kleine ondernemers en leg ik uit hoe je een personeelshandboek opstelt.

Wat is een personeelshandboek?

In een personeelshandboek staan regels en procedures die voor al je werknemers gelden. Individuele en afwijkende regels staan in de arbeidsovereenkomst. Een personeelshandboek kan een echt boekwerk zijn, maar ook uit maar een paar a4-tjes bestaan, afhankelijk van hoe gedetailleerd je de regels en afspraken wilt toelichten.

Het gaat hierbij om regels en afspraken omtrent onder meer:

  • flexibele werktijden en overwerk
  • thuiswerken
  • woon-werkverkeer
  • lease-auto
  • ziekte(-verzuim)
  • ongeoorloofd verzuim
  • regels omtrent arbeidsomstandigheden
  • BHV en veiligheidsprotocollen
  • vakantie en verlof
  • opleidingsmogelijkheden
  • huis- en gedragsregels
  • salaris en secundaire voorwaarden
  • jubileum
  • nevenactiviteiten
  • kledingvoorschriften
  • pensioen
  • beëindiging dienstverband

Ook ‘softe’ onderwerpen zoals de bedrijfscultuur en belangrijke waarden kun je uitlichten in een personeelshandboek.

In de individuele arbeidsovereenkomst verwijs je naar het personeelshandboek. Zo hoef je in de arbeidsovereenkomst niet uit te weiden over bijvoorbeeld de procedure voor het ziekmelden en de veiligheidsregels.

Waarom is een personeelshandboek belangrijk?

Ook voor kleine bedrijven is een personeelshandboek onmisbaar. Het hebben van een personeelshandboek heeft namelijk een paar belangrijke voordelen:

1. Duidelijkheid

Een personeelshandboek zorgt voor structuur en duidelijkheid. Je kunt je werknemers altijd verwijzen naar de afspraken uit het personeelshandboek. Dit is helder voor je personeel, maar het scheelt jou als werkgever ook tijd. Je hoeft immers geen individuele uitleg meer te geven.

2. Juridisch ingedekt

Met een bepaling in de individuele arbeidsovereenkomst zijn je werknemers gebonden aan de afspraken uit het personeelshandboek. Dit scheelt veel tijd, want zo hoef je over veel bepalingen geen persoonlijke onderhandelingen te voeren.

3. Klaar voor de toekomst

Een ander voordeel is dat je bij het opstellen van het personeelshandboek actief nadenkt over de procedures en werkwijzen binnen je onderneming. Zo kun je discussies en problemen in de toekomst voorkomen. Ook ontdek je hierdoor mogelijk manieren om processen efficiënter te laten verlopen. En ga je in de toekomst meer personeel aannemen, dan heb je het personeelshandboek alvast klaar liggen!

Hoe stel je een personeelshandboek op?

Een personeelshandboek schrijven is een flinke klus, maar met dit stappenplan wordt het proces overzichtelijk en behapbaar.

1. Maak een opzet

Beslis welke procedures je belangrijk vindt en wilt opnemen in je personeelshandboek. Als kleine ondernemer met maar enkele werknemers zijn de lijntjes kort. Je hoeft in een eerste versie dan ook echt niet alle procedures uit te werken. Begin met de belangrijkste afspraken. Je kunt in de toekomst altijd bepalingen toevoegen.

Om het je extra makkelijk te maken, heb ik een voorbeeld van een personeelshandboek opgesteld. Gebruik deze als basis en vul aan met je eigen afspraken en werkwijzen.

2. Geef werknemers inspraak

Met maar een paar werknemers in dienst zijn enkele procedures wellicht niet goed uitgewerkt. Dit is dan ook hét moment om duidelijke afspraken te maken. Laat werknemers meedenken over deze afspraken. Zo zijn de procedures praktisch haalbaar en je vergroot hiermee het draagvlak van het personeelshandboek.

3. Schrijf informeel en bondig

Leg procedures in duidelijke taal uit, zoals je het ook mondeling aan een werknemer zou toelichten. Het personeelshandboek hoeft geen formeel boekwerk te zijn; het moet vooral duidelijk zijn. Hou het ook kort en bondig, anders gaat geen enkele werknemer het daadwerkelijk lezen.

4. Blijf positief

Hoewel je in het personeelshandboek eigenlijk benoemt wat wel en niet mag, moet het geen overzicht van regels en wetten worden. Dat vindt niemand prettig om te lezen. Leg daarom vooral uit wat je van de werknemer verwacht en benader de procedures positief. Dit werkt motiverend en werknemers voelen zich dan gewaardeerd.

5. Verspreid het handboek

Is het personeelshandboek af, breng je werknemer(s) daarvan op de hoogte. Je kunt het digitaal verspreiden of een papieren versie beschikbaar stellen.

Voorbeeld personeelshandboek

Weet je niet goed hoe je moet beginnen? Om je op weg te helpen, heb ik een voorbeeld personeelshandboek opgesteld. Zo heb je snel en gemakkelijk je personeelshandboek compleet.

Personeelshandboek en de CAO

Valt je onderneming onder een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO), verplicht of vrijwillig? Neem de belangrijkste bepalingen uit de CAO dan ook op in je personeelshandboek. Beschrijf deze bepalingen in makkelijke woorden. Zo maak je de vaak ingewikkelde informatie uit een CAO begrijpelijk voor je werknemers.

Hoe wijzig je het personeelshandboek?

Je moet er natuurlijk voor zorgen dat het personeelshandboek up-to-date is. Zijn er belangrijke wijzigingen op het gebied van arbeidsrecht? Of heb je een interne werkwijze aangepast? Dan kun je dit centraal regelen door het personeelshandboek te wijzigen. Hierdoor hoef je niet met ieder personeelslid om de tafel te gaan zitten, en je kunt je werknemers in één keer op de hoogte brengen van de wijziging.

Om ervoor te zorgen dat een werknemer ook gebonden is aan een wijziging in het personeelshandboek, moet je een eenzijdig wijzigingsbeding opnemen (zie hiervoor ook het voorbeeld personeelshandboek)

Je moet je wijziging wel goed kunnen onderbouwen. Is een werknemer het namelijk niet eens met de wijziging, dan kan hij naar de kantonrechter stappen om de wijziging terug te draaien. Jij moet dan kunnen aantonen dat het belang van de wijziging zwaarder weegt dat het individuele belang van de werknemer.

In de praktijk gaat het vaak om kleine wijzigingen, bijvoorbeeld omdat het voortaan gewenst is om een verlofaanvraag per e-mail in te dienen in plaats van mondeling, waar werknemers meestal geen bezwaar tegen hebben. Of om wetswijzigingen waar je als werkgever weinig invloed op hebt, zoals de informatieplicht uit de AVG.

Om eventuele problemen te voorkomen raad ik je aan om een wijziging altijd van tevoren aan te kondigen en toe te lichten. Zo creëer je meer draagvlak en hebben je werknemers niet het gevoel dat je ze van bovenaf regels oplegt.

Hulp nodig?

Ben je aan de slag gegaan met mijn voorbeeld personeelshandboek en kom je er toch niet uit? Of wil je het al op voorhand liever uitbesteden? Ik help je graag!