Je hebt een nieuwe werknemer aangenomen. Gefeliciteerd! Dan is het tijd om na te denken over de inwerkperiode, ook wel onboarding genoemd. Je wilt natuurlijk dat de nieuwe werknemer een vliegende start maakt en niet na een aantal maanden weer vertrekt! Met een goed onboarding programma vergroot je de kans dat de nieuwe werknemer een productieve en gemotiveerde werknemer blijft.

In deze blog leg ik je uit wat onboarding is, waarom het belangrijk is en geef ik tips voor succesvolle onboarding.

Wat is onboarding?

Onboarding van nieuwe werknemers is eigenlijk een mooi woord voor het inwerken en begeleiden van nieuw personeel. Hieronder valt onder meer de kennismaking met het bedrijf en collega’s en het inwerken en de kneepjes van het vak leren. 

Waarom is onboarding belangrijk?

Onboarding is om diverse redenen belangrijk. Het vinden van een goede kandidaat kost veel tijd en geld en door de werknemer een goed inwerktraject aan te bieden, vergroot je de kans dat de werknemer productief werkt, gemotiveerd is en ook bij je organisatie zal blijven.

Samengevat is onboarding om de volgende redenen belangrijk:

• Door de nieuwe werknemer te introduceren aan collega’s, maakt hij kennis met de bedrijfscultuur en de sfeer. Hij voelt zich direct op zijn gemak. 
• Door een goede onboarding kan de werknemer al tijdens de inwerkperiode productief aan de slag. Hij voelt zich meteen nuttig en heeft het gevoel dat hij bijdraagt aan de resultaten van het bedrijf.
• De werknemer is tevreden en gemotiveerd. Hij gaat met plezier naar zijn werk en hij werkt effectief. Hij blijft ook op de lange termijn bij je organisatie werken.

Lees hier meer over het retentiebeleid (hoe behoud je de beste werknemers?).

Manieren van onboarding

Onboardingprogramma’s bestaan er in allerlei vormen en maten; van een gestandaardiseerd traject tot aan een informele kennismaking, en van digitaal leren tot aan on the job mentorschap. De manier waarop je het inwerktraject inricht, hangt af van een aantal factoren, zoals:

• de grootte van het bedrijf;
• het aantal werknemers;
• de inhoud van de functie;
• de mate van verantwoordelijkheid.

In grote bedrijven waar regelmatig nieuwe werknemers starten is een duidelijk vastgelegd onboarding programma noodzakelijk. Het kost immers veel tijd en geld om steeds het wiel uit te vinden.

De functie en de werkzaamheden van de werknemer bepalen ook of (een deel van) het programma digitaal plaatsvindt. Moet de nieuwe werknemer zich eerst goed inlezen of kan hij beter zo snel mogelijk tijdens het werken worden ingewerkt? 

Een informeel introductieprogramma in een kleine organisatie hoeft niet zoveel tijd te kosten. Een eerste voorstelrondje tijdens de koffiepauze is dan voldoende, maar bij een groter bedrijf kost het wel meer tijd om de nieuwe werknemer kennis te laten maken met collega’s op diverse afdelingen. 

Of je nu een gestandaardiseerd inwerkprogramma opzet, of het op maat en informeel houdt, er zijn een aantal zaken die bepalend zijn voor het succesvol onboarden van nieuwe werknemers.

Tips voor succesvolle onboarding

Hier vind je 7 tips om nieuwe werknemers snel en succesvol in te werken, zodat ze gemotiveerde, productieve en betrokken werknemers worden én blijven.

Zorg dat de randvoorwaarden in orde zijn

Het klinkt wellicht als een no-brainer, maar het is belangrijk dat laptop, mobiele telefoon, werkplek, inloggegevens, e-mailadres en andere administratieve zaken vóór de eerste werkdag zijn geregeld. Is dit niet op orde, dan geef je een negatief signaal af naar de nieuwe werknemer. Daarnaast wil jij toch ook dat de werknemer zo snel mogelijk aan de slag kan?

Informeer op tijd over de inwerkperiode

Informeer de nieuwe werknemer vóór zijn eerste werkdag over zijn inwerkperiode. Vertel bijvoorbeeld (in een mail, video of brief) wat meer over het bedrijf, de bedrijfscultuur en werkprocessen en leg uit wat er op de planning staat tijdens de eerste werkweek. Wees hierin concreet; zo weet hij wat hem te wachten staat.

Zet belangrijke informatie op papier

Op de eerste dag komt er veel informatie op de nieuwe werknemer af. Hoewel dit onvermijdelijk is, kan het ook frustrerend zijn. Zorg dus dat belangrijke informatie ook op papier staat. Zo kan hij het altijd teruglezen. 

Zorg voor duidelijkheid over doelen

Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer goed op de hoogte is van zijn functie-inhoud en de bijbehorende doelstellingen. Zo kan de werknemer al tijdens zijn inwerkprogramma gericht aan het werk gaan. Dit is fijn voor jou als werkgever, maar een extra voordeel is dat de werknemer zich al snel nuttig voelt. Dit vergroot zijn tevredenheid en motivatie. 

Denk goed na over de begeleiding 

Bedenk van tevoren hoe je de begeleiding van de nieuwe medewerker wilt aanpakken. Gaat zijn leidinggevende hem inwerken, of ook een collega? Welke verantwoordelijkheid krijgt de werknemer? Ga je dit opbouwen of laat de functie en het niveau het toe om hem vanaf het begin alle taken te geven? Wie is zijn directe aanspreekpunt en waar kan hij terecht bij problemen of vragen? 

Heeft de nieuwe werknemer een leidinggevende functie? Dan is het een optie om een externe coach in te schakelen. Hierdoor raken belangen niet met elkaar verstrengeld.

Betrek alle werknemers bij de inwerkperiode

Breng (eventuele) andere werknemers op de hoogte van de komst van de nieuwe medewerker. Voor succesvol onboarding is het belangrijk dat iedereen binnen het bedrijf weet wat er speelt. Wellicht kan één van hen als een informele mentor of “buddy” optreden? De buddy kan bijvoorbeeld de ongeschreven regels binnen het bedrijf uitleggen. 

Hou ook in de gaten of de nieuwe werknemer aansluiting vindt bij zijn collega’s. Ze hoeven geen dikke vrienden te worden, maar als de werknemer weinig contact heeft met collega’s, is dit geen goed teken. Ook hier kan een buddy bij helpen.

Blijf evalueren en communiceren

Evalueer regelmatig, ook tijdens de inwerkperiode. Dit kan informeel door tussen de werkzaamheden door te vragen hoe het gaat, maar ook door de eerste werkdagen af te sluiten met een gesprek van een half uur. 

Blijf met de werknemer in gesprek gaan, ook als zijn inwerkperiode voorbij is. Dit is de periode waarin de nieuwe werknemer ontdekt of de praktijk voldoet aan zijn verwachtingen. Als er zich dan problemen voordoen, wil je die zo snel mogelijk ondervangen.

Lees hier waarom blijven communiceren helpt bij het voorkomen van een burn out.

Gemotiveerde werknemer behouden

Dat het behouden van gemotiveerde werknemers essentieel is, staat als een paal boven water. De ontwikkeling van medewerkers is hierin een belangrijk onderdeel, maar de eerste stap wordt dus al gezet bij de inwerkperiode. Denk dus goed na over het begeleiden van nieuwe werknemers, begin met de voorbereiding vóór de nieuwe werknemer start en pas bovenstaande 7 tips toe. 

Kun je wel wat hulp gebruiken? Ik denk graag met je mee!