Regelmatig hoor ik MKB’ers klagen over het vertrek van personeel. Je geeft de beste werknemers een salarisverhoging, je investeert volop in hun opleidingen, en toch lukt het niet om ze te behouden. Salarisverhogingen blijven geven is geen optie, en het investeren in opleidingen heeft blijkbaar geen effect... Als werkgever vraag je je dan ook af hoe je de achterdeur dichthoudt en de goede werknemers kunt behouden.

De perfecte werknemer binnenhalen is al een vak apart, maar die werknemer behouden is helemaal een expertise. En daar komt retentie en retentiebeleid bij om de hoek kijken.

Wat is retentie?

Retentie betekent letterlijk behouden en in het geval van werknemers betekent retentie dus het behouden van personeel.

Waarom is retentie belangrijk?

Retentie van werknemers, oftewel het behouden van je personeel, is allereerst belangrijk vanwege de hoge kosten. Het zoeken en aannemen van een nieuwe werknemer kost tijd en geld, en dit geldt ook voor het inwerken en investeren in de ontwikkeling van de werknemer.

Daarnaast kan het vertrek en de komst van een nieuwe werknemer de bedrijfsvoering flink verstoren. Dit is niet altijd slecht, want soms is een verandering nodig om processen beter te laten verlopen. Maar als de werknemer uitstekend functioneerde, kan zijn vertrek nadelige gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Dit geldt zeker voor een kleine onderneming.

Wat is een retentiebeleid?

Een retentiebeleid is een stap voor stap plan gericht op het behouden van je beste werknemers.

Als kleine werkgever ben je afhankelijk van de prestaties van je werknemers. Hun prestaties hebben een direct effect op de resultaten van je organisatie. Investeer je veel tijd en geld in een nieuwe werknemer, dat begint al bij het inwerktraject, dan wil je ook dat die investering het op de lange termijn waard is. Het is dan ook belangrijk, misschien zelfs noodzakelijk voor de continuïteit in je onderneming, dat goede werknemers niet vertrekken.

Laten we eens gaan bekijken hoe je het retentiebeleid, of retentiemanagement, binnen je bedrijf kunt vormgeven.

Onderdelen van retentiemanagement

Retentiemanagement bestaat uit drie belangrijke elementen die elkaar onderling versterken, namelijk talentontwikkeling, werksfeer en exit interviews. Ik ga ze hier één voor één aan je uitleggen.

1. Talentontwikkeling

De basis van talentontwikkeling is in gesprek blijven met je werknemers. Dit gebeurt allereerst informeel, bijvoorbeeld in de wandelgangen en tijdens de lunch. Je hoeft zo’n gesprek dan ook niet een naam te geven, zolang je er zelf maar regelmatig aan denkt om even aan je werknemers te vragen hoe het met ze gaat en of ze ergens tegen aanlopen.

Functioneringsgesprek

Een bekende ‘officiële’ manier van communiceren met je werknemers is het functioneringsgesprek. De insteek van dit gesprek is het opstellen van doelstellingen (samen met je werknemer) en na een half jaar of jaar evalueren of de doelstellingen zijn behaald. Dit komt naar mijn mening vrij belerend over en er is een grote kans dat dit jouw beste werknemers ook niet motiveert. Ik adviseer mijn opdrachtgevers daarom om in te zetten op ontwikkelingsgesprekken of performance management gesprekken.

Ontwikkelingsgesprek

Maak regelmatig tijd voor ontwikkelingsgesprekken, bijvoorbeeld tweemaal per jaar. Behandel in dit gesprek het functioneren en het evalueren van gestelde doelen (dit blijft immers noodzakelijk voor bijvoorbeeld een
verbeteringstraject bij disfunctioneren), maar probeer in het gesprek vooral te achterhalen wat de drijfveren van de werknemer zijn. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:

• waar wil je over 1 jaar staan, en waar over 5 jaar?
• heb je ideeën voor het bedrijf en wat zou jouw rol hierin zijn?
• wat zou je werkplezier kunnen verhogen?
• hoe zou je productiever kunnen werken?

Dit soort gesprekken worden ook wel “Stayinterviews” genoemd (als tegenhanger voor de “exitinterviews”, waarover zo meer), maar het uitgangspunt is meer dan alleen achterhalen hoe je de werknemer kunt laten blijven. Je wilt namelijk dat werknemers gemotiveerd, betrokken en zelfs bevlogen zijn. Om dit te bereiken is een ander element cruciaal, namelijk een fijne werksfeer.

2. Fijne werksfeer

Zoals gezegd is een fijne werksfeer noodzakelijk voor werknemers om gemotiveerd en betrokken te blijven. Het uitgangspunt is dat je verder gaat dan alleen tevredenheid: een tevreden werknemer komt graag werken, maar een betrokken werknemer doet meer dan wat er in zijn functieomschrijving staat.

Betrokkenheid vergroten

Je kunt de betrokkenheid van werknemers vergroten door de werknemer veel te betrekken bij de bedrijfsvoering. Zo is het belangrijk dat werknemers een verband zien tussen hun eigen taken en de doelen en resultaten van de organisatie. Laat ze dus meedenken over de bedrijfsvoering en geef ze een stem bij het nemen van (belangrijke) besluiten. Ze voelen zich hierdoor een spil in de onderneming; hun werk doet er daadwerkelijk toe.

Voorkom een bore out

Het tegenovergestelde van een burn out is een bore out. Het komt vooral voor bij hoger opgeleiden die veel eentonig werk denk en te weinig uitdaging vinden in hun werk. Deze werknemers doen routinematig hun werk maar voelen zich gedemotiveerd, zelfs verveeld, en niet betrokken bij de onderneming. Dit is al niet goed voor de resultaten van je bedrijf, maar op de lange termijn vertrekken deze werknemers ook.

Je kunt een bore out voorkomen door werknemers autonomie te geven. Geef ze de verantwoordelijkheid om hun werk op hun manier uit te voeren.Geef ze ook uitdagender werk, laat ze nieuwe dingen proberen en zelf projecten opzetten. Hiermee geef je aan dat je vertrouwen hebt in hun kunnen en dit heeft een positief effect op de motivatie en betrokkenheid van werknemers. Ze hebben dan geen goede reden meer om te vertrekken.

Verminder werkstress

Een juiste dosis werkstress is goed voor de productiviteit (en kan ook helpen bij het voorkomen van de hierboven genoemde bore out), maar zodra de werknemer teveel werkstress ervaart, loop je het risico dat hij of zij op de tenen gaat lopen. Een gestreste werknemer verliest al snel motivatie en betrokkenheid, en zal dan ook eerder overwegen om te vertrekken.

Lees ook deze praktische tips over het verminderen van werkstress.

3. Exit interviews

Een exit interview is een gesprek met je werknemer die al heeft aangegeven te vertrekken. Eigenlijk is het dan dus te laat… Maar van exit interviews kun je veel leren, en daarmee voorkomen dat andere goede werknemers vertrekken.

Er zijn echter een paar belangrijke punten die het succes van een exit interview bepalen:

Gecombineerd met ontwikkelingsgesprekken

Een exit interview heeft alleen toegevoegde waarde als je tijdens de dienstperiode al regelmatig het gesprek aan bent gegaan met de werknemer. Je kunt zo’n interview dus niet zien als een losstaand gesprek. Heb je voor het vertrek nooit echt geluisterd naar wat de werknemer in te brengen heeft, dan voelt de vertrekkende werknemer zich verontwaardigd. Oh, nu ik vertrek wordt er wel naar me geluisterd?! Je loopt dan ook de kans dat de werknemer geen betrouwbare antwoorden geeft.

Exit interviews hebben dus alleen zin als je ook investeert in de hierboven genoemde ontwikkelingsgesprekken of talentgesprekken.

Stel de juiste vragen

Zorg dat je de juiste vragen stelt aan werknemers die je organisatie verlaten. Bijvoorbeeld:

• Wat vond je het leukste en minst leuke aan je baan en waarom?
• Komt je functieomschrijving overeen met de rol die je hebt vervuld, en is dit in de loop van de tijd zo gebleven of veranderd?
• Wat vond je van de hoeveelheid werk, precies goed, te veel of te weinig?
• Wat vond je van de doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden binnen het bedrijf?
• Wat vind je van de arbeidsomstandigheden en werksfeer?
• Wat vind je van de werk-privé balans?
• Hoe zou je de relatie met je collega’s en leidinggevende omschrijven?
• Voelde je je gewaardeerd door collega’s en leidinggevende?
• Had je het gevoel dat er naar je ideeën en suggesties werd geluisterd?
• Wat vond je van de communicatie binnen het bedrijf?
• Wat vind je van de arbeidsvoorwaarden (vergoeding, pensioen, bonussen, extra vergoedingen en verstrekkingen zoals lease auto en laptop)?
• Waarom verlaat je het bedrijf?

Vraag door

Hoewel je misschien geneigd bent om het exit interview op papier af te nemen, heeft een gesprek veel meerwaarde. Je kunt namelijk doorvragen. Vraag door als je de antwoorden summier vindt, of voelt dat er nog meer achter zit. Vraag ook om suggesties voor verbetering.

Bijvoorbeeld, als de ex-werknemer aangeeft dat de communicatie binnen het bedrijf onduidelijk was, vraag dan hoe het volgens hem beter zou kunnen. Ligt het aan de frequentie of aan de manier van communiceren? Vraag bijvoorbeeld ook wat het hem voor gevoel gaf: kreeg hij door de communicatie het gevoel dat hij van boven beslissingen opgelegd kreeg of voelde hij zich onwetend omdat de inhoud van de communicatie vaak onduidelijk was? Vraag dus door zodat je achterhaalt wat het pijnpunt is en zoek een passende oplossing.

Retentie personeel: begin direct!

Een retentiebeleid bestaat dus uit talentontwikkeling, een fijne werksfeer en exit interviews. Vooral talentontwikkeling en een fijne werksfeer zijn onderdelen waar je direct mee aan de slag kan. Wacht niet je werknemers een lange tijd meedraaien, want dan is het misschien te laat.

Geef werknemers daarom vanaf indiensttreding de kans om zich te ontwikkelen. Blijf voortdurend in gesprek met ze en ga daadwerkelijk aan de slag met hun ideeën en suggesties. Streef naar meer dan alleen tevredenheid, want betrokken werknemers zullen niet vertrekken.